La optimización y gestión del tiempo es un factor indispensable para mejorar la productividad de los trabajadores en cualquier empresa e industria.
En definitiva, se trata de una estrategia que aproximadamente el 91% de los trabajadores afirma que reduce el estrés laboral, mejora la productividad, la toma de decisiones, entre muchas otras ventajas.
Debido a su relevancia, hemos elaborado este contenido donde explicaremos en detalle:
- ¿Qué es la gestión del tiempo?
- 6 características de una correcta gestión del tiempo
- ¿Cómo promover una gestión del tiempo eficiente, eficaz y productiva?
- 5 estrategias de gestión del tiempo optimizar este factor
- 5 tecnologías para el manejo del tiempo de tu equipo
¿Qué es la gestión del tiempo?
Es el proceso de planificación y organización del bien intangible más relevante «el tiempo», de la manera más productiva y eficiente. Al utilizar inteligentemente las horas disponibles, es posible completar más tareas en un período de tiempo específico.
Décadas atrás, el término se aplicaba principalmente a problemas relacionados con el trabajo, pero desde entonces se ha ampliado para abarcar también la gestión del tiempo personal.
¿Por qué es importante la gestión del tiempo?
El valor que aporta la gestión del tiempo se puede reducir a la pregunta de cuánto valoras realmente tu tiempo; este es limitado y debería ser el recurso más preciado que puedes administrar. Todo lo demás es solo una consecuencia de establecer prioridades y decidir cuánto tiempo estás dispuesto a sacrificar para lograr una tarea específica.
De esta manera, según el informe elaborado por Timewatch, vemos que genera grandes beneficios para los negocios:
- El 91% de las personas señala que reduce el estrés laboral.
- Un 90% establece que tener una buena gestión del tiempo incrementa su productividad.
- El 86% destaca que esta estrategia mejora su enfoque en las tareas.
- Un 83% menciona que mejora la toma de decisiones.
- El 84% afirma que contribuye a la consecución de objetivos mucho más rápido.
- Un 82% dice que mejora su confianza en el trabajo y el 72% que optimiza las relaciones laborales.
¿Cuál es la diferencia entre ahorro y gestión del tiempo?
Aunque sean dos conceptos parecidos, el ahorro de tiempo solamente se trata de hacer una tarea en el menor tiempo posible; por lo que no tiene en cuenta la eficiencia y eficacia.
Por el contrario, la gestión del tiempo engloba las mejores prácticas para optimizar los procesos, mejorando la productividad, eficiencia y eficacia con el objetivo de ganar en rentabilidad y competitividad.
En definitiva, la gestión del tiempo es un concepto más amplio que busca hacer más con menos, por lo que abarca el ahorro del tiempo.
6 características de una correcta gestión del tiempo
Aprovechar al máximo este preciado bien es clave para estar al tanto del trabajo y alcanzar hitos y metas importantes. Los líderes tienen una gestión del tiempo y se aseguran de tener identificado correctamente este elemento para saber qué están en buen camino.
Es por esta razón que adoptar estas 6 características de una buena planificación tiende a disminuir el estrés laboral y aumentar la productividad.
Orientación al cumplimiento de objetivos
Las habilidades de gestión de tiempo eficaces incluyen el establecimiento de objetivos, ya sea que busquemos organizar la vida personal, el horario escolar o la carga de trabajo.
De hecho, Indeed Career Guide señala que determinar metas es lo primero que debes hacer para dominar el tiempo. Estas deben ser tanto diarias como a largo plazo, lo que contribuye a definir objetivos y hacer el mejor uso de este recurso.
La planificación de objetivos es un arte y una ciencia en sí misma. Inicialmente, esta actividad comienza con soñar despierto y visualizar todas las posibilidades. A partir de ahí, es posible decidir objetivos específicos y medibles e identificar las tareas que deben ser completadas en el camino.
Elaboración de una planificación estratégica
La administración exitosa del tiempo requiere un sistema viable para asignar el tiempo y programar actividades a lo largo del día y la semana. En lugar de simplemente esperar hacer mucho ese día, hay que tomar decisiones sobre lo que se planea lograr y luego seguir adelante.
En gran medida, las herramientas de planificación estratégica siguen la tendencia de transformación digital, aunque aún pueden ser empleadas algunas técnicas tradicionales. Las opciones incluyen todo, desde notas adhesivas en la pantalla de la computadora hasta una lista de verificación escrita a lápiz y un sofisticado software de gestión de proyectos.
Asignación de actividades prioritarias
Hay que iniciar por reservar tiempo en el calendario —Google Calendar es una buena opción, con notificaciones para evitar pasarnos de los plazos— para reuniones obligatorias y tareas esenciales que se deben completar.
También es necesario agregar otros elementos prioritarios, como trabajar sin interrupciones para terminar un proyecto o un informe al mediodía. Acá hay que elaborar una amplia lista, desde hacer mandados, comprar, pagar facturas y hasta otras tareas que podrían posponerse si llegamos tarde.
El cuidado personal es importante para mantener la calma y una actitud positiva, así que es necesario programar el tiempo para pasatiempos y actividades recreativas, como socializar con amigos, correr, hacer yoga y meditar.
Comprender los plazos contribuirá a reconocer cuándo es necesario hacer ajustes que pueden implicar pedir ayuda o cancelar algunos planes.
Delegación apropiada
Entre los casos de éxito más reconocidos, vemos que no pueden —y no se debe— dejar que un líder o gerente de negocios intente hacer todo por sí mismo. La sinergia ocurre cuando el trabajo es compartido por miembros del equipo con objetivos divididos que pueden aportar su conjunto de habilidades únicas al proyecto.
La delegación adecuada requiere una deliberación cuidadosa de lo que se debe hacer y quién puede abordar mejor la tarea.
Delegar tareas permite a los trabajadores concentrarse en sus propias prioridades y cumplir con las fechas de vencimiento que se acercan rápidamente. Las cualidades de gestión del tiempo que deben ser cultivadas al delegar incluyen la comunicación efectiva de las actividades, las expectativas y los plazos.
Se prioriza la estabilidad emocional
Una buena gestión del tiempo no deja que el miedo y la ansiedad consuman a los empleados cuando trabajan bajo presión y limitaciones de tiempo estrictas; por lo que es necesario planificar en consecuencia y evitar potenciales problemas futuros.
Las cualidades de gestión del tiempo requieren estrategias para la regulación emocional del estrés; este último se maneja tomando pequeños descansos. Es necesario practicar el equilibrio entre el trabajo y la vida para mantener una actitud positiva y salud físico-mental.
Límites de tiempo preestablecidos
Saber cuánto tiempo debe llevar cada tarea, establecer plazos y trabajar de manera eficiente son atributos esenciales de gestión del tiempo, según el Corporate Finance Institute (CFI). Por otro lado, es más probable que se logren resultados positivos si se valora mucho la eficiencia.
Dedicar demasiado tiempo a detalles triviales o innecesarios reduce la productividad y la rentabilidad. Realizar un estudio de tiempo de cada tarea en un proceso de producción, por ejemplo, puede ayudar a agilizar el flujo de trabajo.
Los trabajadores eficientes tienen más tiempo para enfocarse en actividades que generen mayor valor agregado y establecer nuevas metas.
¿Cómo promover una gestión del tiempo eficiente, eficaz y productiva?
Una gestión de tiempo exitosa debe ser eficiente, eficaz y productiva y, para alcanzar esta finalidad, es necesario seguir los siguientes pasos:
1. Encontrar el momento dorado
¿Sabes cuándo el equipo es más productivo en el día? La gestión del tiempo implica comprender cómo funciona mejor y configurar el día en armonía.
Para ello, hay que guardar las ventanas de tiempo más productivas para las tareas más importantes y urgentes. Las horas menos productivas pueden dedicarse a trabajos que no requieren tanta energía.
La Universidad de California recomienda formular objetivos S.M.A.R.T. — que son específicos, medibles, alcanzables, realistas y de duración determinada. En otras palabras, la orientación al cumplimiento de metas debe ser cuantificable y factible dentro del plazo previamente fijado.
2. Utilizar la matriz de gestión del tiempo de Covey
La matriz de administración del tiempo de Covey fue creada por Steven Covey, autor de «Los siete hábitos de las personas altamente efectivas», y es un método de gestión altamente efectivo basado en cuatro cuadrantes simples:
- 1. Tareas urgentes e importantes.
- 2. Tareas no urgentes pero importantes.
- 3. Tareas urgentes pero no importantes.
- 4. Tareas no urgentes y no importantes.
En esta línea, se deben organizar todas las tareas cada semana en estos cuatro cuadrantes y abordar cualquier cosa en el cuadrante uno primero, seguido por el cuadrante dos, y así sucesivamente.
Esta es la mejor forma de priorizar actividades es particularmente útil cuando se trata de un trabajo con múltiples factores a evaluar constantemente.
3. Crea un plan
Planificar las actividades por días, semanas y meses es una manera brillante de organizar el tiempo de manera eficiente y asegurarse de que estás priorizando las tareas más relevantes.
En definitiva, hay que empezar trazando los próximos plazos y las tareas de mayor valor, y dejar que las actividades menos urgentes queden en segundo lugar.
Asimismo, no debemos olvidarnos de planificar descansos o breaks.
4. Dejar de realizar múltiples tareas y concentrarse en una sola cosa a la vez
Importante: la multitarea —multitasking— es un mito.
Nuestro cerebro solo puede manejar hacer una cosa a la vez. Entonces, si intentamos hacer más, solo terminaremos cambiando constantemente el enfoque y tomándonos aún más tiempo para completar varias tareas a la vez.
¿La solución? Hay que centrar la atención en una actividad. Cuando esté completada, entonces pasar a la siguiente.
Esto mejorará el enfoque que le daremos a cada labor, lo que promueve la consecución de mejores resultados.
5. Eliminar las distracciones
Todos hemos tenido un día (o muchos) en los que nos encontramos muy distraídos de lo que sea en lo que estamos tratando de concentrarnos en el trabajo. Incluso si se acerca una fecha límite y realmente queremos completar algo, simplemente parece imposible.
Teniendo esto en cuenta, el primer paso para reducir las distracciones es descubrir qué tiende a distraernos.
¿Las notificaciones constantes del celular? ¿Empleados charlando alrededor? ¿Sonidos incesantes que hacen los compañeros de trabajo?
Una vez que conozcamos los factores desencadenantes, es posible tomar medidas para reducirlos. Por ejemplo:
- Apagar el Internet y trabajar sin conexión.
- Colocar el teléfono en modo avión o fuera de la vista.
- Utilizar auriculares para ahogar el ruido de fondo.
6. Enfocarse en tener una buena salud mental y física
Es factible preguntarse cómo poder descansar cuando hay innumerables cosas que hacer, no obstante, esto no significa dejar todo de lado. Sí, debes trabajar duro, pero también debes cuidarte.
Si dejamos que la salud física y mental decaiga, no podremos mostrarnos como «nuestro mejor yo» en el negocio. Aunque pueda parecer contradictorio, tanto nosotros, como la empresa, se beneficiarán si tenemos descansos técnicos y suficientes para tomar el tiempo de recargar energías.
Normalmente, es una costumbre pensar que es una buena idea tomar tiempo de sueño para hacer más trabajo durante el día, pero esta es una práctica contraproducente. Trabajar sin dormir afectará negativamente el desempeño laboral.
Según la Sleep Foundation, la privación del sueño provoca:
- Incapacidad de mantener el enfoque.
- Altas posibilidades de cometer errores y omisiones.
- Mayor vulnerabilidad al estrés, irritabilidad e incluso enojo.
- Mayor probabilidad de desarrollar ansiedad y depresión.
Por lo tanto, asegúrate de dormir de 7 a 9 horas cada noche para obtener los mejores resultados, y promover este pensamiento en los miembros del equipo.
En paralelo, es necesario hacer ejercicio regularmente para mejorar la salud en general, lo que tiende a mejorar el rendimiento y la gestión del tiempo de los empleados en un 72%.
7. Utiliza la regla del 20/80
La regla 20/80, conocida como el «principio de Pareto», muestra que solo se necesita el 20% de tus esfuerzos para alcanzar el 80% de todos los resultados esperados.
Al establecer objetivos, no hay que mirar las tareas individuales, es necesario observar el panorama general: ¿Qué objetivos son tan importantes que una vez que los alcances, podrás llamar al día un éxito?
Señala estos objetivos y las tareas que tienes que ejecutar para alcanzarlos, y concéntrate en terminarlas de primero.
5 estrategias de gestión del tiempo optimizar este factor
Para no perderte en todas las técnicas, hemos seleccionado las 5 mejores técnicas de gestión del tiempo que definitivamente tienes que conocer:
1. Usar listas de tareas pendientes
Una lista de tareas o «to-do lists» no es más que un grupo de actividades que deben ser completadas en un período de tiempo determinado. Es una herramienta de productividad muy simple, eficiente y extremadamente popular.
Hay algunas listas diferentes de tareas pendientes (y algunas sublistas) que debemos mantener para estar completamente organizados todos los días, al mismo tiempo que promueven una perspectiva del objetivo general de la empresa.
2. Tablero Kanban: visualización de la lista de tareas pendientes
Kanban es una palabra japonesa que significa «valla publicitaria o letrero»; la idea principal del tablero Kanban es tener una tabla visual que nos ayude a seguir el progreso de los objetivos.
Un tablero Kanban es básicamente una lista visual de tareas pendientes, por lo que es posible usar una pizarra grande que se borra en seco para visualizar las tareas o un software compatible con la visualización de Kanban.
El uso de esta metodología es bastante simple: hay que dibujar varias columnas en la pizarra, visualizando la etapa de cada tarea específica, las columnas del tablero suelen ser:
- Qué hacer.
- En progreso.
- Hecho.
Entonces necesitaremos notas adhesivas. Cada nota adhesiva representa una tarea que debe completarse y podemos usar diferentes colores para diferentes tipos de tareas.
Una vez que tengamos el tablero grande y las tareas designadas, simplemente hay que pegar las notas en una de las columnas, según la fase en la que se encuentre la actividad.
Si has seguido todos los pasos, debería tener una buena representación visual de sus tareas y en qué etapa se encuentran. Según el progreso, podrás mover notas adhesivas a través de estas columnas.
3. Timeboxing
La técnica de Timeboxing o «caja de tiempo», significa que abrimos el calendario e ingresamos un bloque de tiempo que dedicaremos a una tarea específica en el futuro. En lugar de trabajar en la actividad hasta que esté lista, cada quien decide proactivamente cuánto tiempo le dedicará y cuándo (e incluso dónde).
Es como programar una reunión en el calendario:
- Seleccionar el día, las horas en las que comenzará y terminará.
- Definir el resultado deseado.
- Reservar el tiempo estimado, y una vez que reservemos un cuadro de tiempo, debe ser tratada como una reunión programada. Eso significa que no hay reprogramaciones rápidas, no hay distracciones cuando se trabaja en la tarea con límite de tiempo, etcétera.
Para tareas más grandes, podemos reservar varios bloques de tiempo por adelantado. Con tal enfoque, lograremos el control total sobre la agenda y prioridades.
4. La técnica Pomodoro
La Técnica Pomodoro es un método de gestión del tiempo muy popular inventado por el desarrollador de software y autor Francesco Cirillo a finales de los 80. La idea es muy simple, lo que probablemente hace que esta técnica sea tan popular.
Hay que dividir el trabajo diario y completarlo en intervalos separados por breves descansos.
- Trabajar durante 25 minutos seguidos, lo que se llama un Pomodoro, y luego tomar un descanso de 3 a 5 minutos.
- Después de 4 Pomodoros, tomar un descanso más largo de 15 a 30 minutos para recargar energías.
Es necesario usar un temporizador simple para seguir la Técnica Pomodoro: puede ser una solución de software, un despertador de teléfono móvil o un temporizador Pomodoro dedicado.
Seguir la técnica brinda el suficiente enfoque y tiempo de recuperación para maximizar la productividad de todo el equipo de trabajo.
5. La matriz de Eisenhower
La Matriz de Eisenhower es uno de los marcos más populares para priorizar tareas. La matriz fue inventada por el 34º presidente de los Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, y popularizada por Stephen Covey.
Esta estrategia de administración de la línea del tiempo de gestión empresarial es bastante simple de entender y usar: en base a dos dimensiones, «urgencia e importancia», se construye una matriz de cuatro cuadrantes. Estos cuadrantes son:
- Hacer primero: urgente + importante
- Horario: no urgente + importante
- Delegar: urgente + no Importante
- Eliminar: no importante + no urgente
Por supuesto, siempre debemos abordar tareas urgentes e importantes.
Las tareas importantes pero no urgentes, como los deportes, el aprendizaje, la creación y la vinculación con las personas, deben ser programadas en el calendario (y asegurarse de realizarlas con regularidad).
Todas las demás tareas deben ser delegadas o simplemente eliminadas.
5 tecnologías para el manejo del tiempo de tu equipo
El objetivo de las herramientas de administración del tiempo es ayudarnos a administrar mejor este activo invaluable. Al usar estas tecnologías, seremos más productivos, mejorará la efectividad de la toma de decisiones sobre el tiempo y reducirá la cantidad de horas que dedicamos a cosas que no tienen tanta relevancia.
Hay cinco tipos diferentes de herramientas de gestión del tiempo qué debes utilizar y combinar lógicamente, entre las principales encontramos:
- Calendario digital.
- Administrador de tareas o de proyectos.
- Rastreador de tiempo.
- Aplicación para tomar notas (con plantillas).
También existe otras tecnologías que pueden ayudar a optimizar el trabajo y administrar mejor el tiempo, para lo cúal CPC Consultores a través de sus cursos y talleres en Gestión del Tiempo le pueden ayudar a identificar la mejor metodología y tecnología a implementar, tanto a nivel personal como empresarial.
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